Pedir lentes a un laboratorio externo y seguir el pedido
📑 En este artículo
¿Qué es este proceso?#
Cuando mandas a hacer unos lentes a un proveedor de fuera, este proceso te sirve para dejar registrado el pedido en Softop y saber en qué va cada lente sin depender de un cuaderno aparte.
En el pedido registras:
- El lente solicitado.
- La orden de compra asociada.
- El laboratorio que seleccionas.
- El número de la orden de laboratorio, que identifica el pedido.
- El número de orden de compra laboratorio, que se digita en #Factura.
- El costo del lente.
- La fecha de factura de la compra.
- Las observaciones del pedido.
⚠️ Importante: este registro no envía nada al laboratorio. La solicitud se hace por fuera de Softop (correo, portal o llamada); aquí solo dejas el registro para el seguimiento y la compra.
Antes de empezar#
Revisa estos cuatro puntos, porque son los que hacen que el pedido no se pueda registrar:
- El laboratorio esté creado en Configuración → Inventario → Proveedor.
- La orden tenga productos de tipo Lentes Oftálmicos o Lentes de Contacto.
- La orden cumpla el porcentaje mínimo de compra configurado.
- Tu usuario tenga el permiso Registrar pedido lentes.
Las monturas, estuches, soluciones y servicios no aparecen para pedir.
Cómo registrar el pedido#
- 1Entra a Laboratorios → Registrar pedido y selecciona Laboratorio Externo, que es la opción para lentes que mandas a un proveedor de fuera.
- 2En Cliente busca al paciente y en Orden de Venta - Cliente elige la orden. Así Softop sabe qué lentes vas a pedir; solo verás las órdenes que tengan lentes pendientes.
- 3Diligencia en la tabla Pedidos pendientes los datos de cada lente, con la guía de más abajo.
- 4Haz clic en Pedir. Si todo quedó bien aparece el mensaje Registro Exitoso.
Qué va en cada campo#
- Laboratorio: el proveedor al que le mandas el lente.
- Orden de laboratorio: el número que identifica el pedido de laboratorio que estás haciendo.
- #Factura: el número de orden de compra laboratorio, es decir, el número con el que se identifica la factura de la compra. Se digita manualmente.
- Valor costo: lo que te cobra el laboratorio por ese lente.
- Observaciones: cualquier detalle del pedido, si aplica.
- Fecha factura: la fecha de factura de la compra.
⚠️ Importante: escribe en #Factura el número real que te entrega el laboratorio. Si repites un número que ya existe en una compra pendiente del mismo proveedor, Softop acumula el valor en esa compra y después cuadrar los pagos te va a costar el doble de trabajo.
Copiar la información a otra fila#
Cuando varios lentes van al mismo laboratorio con los mismos datos:
- 1Diligencia la primera fila completa.
- 2Haz clic en ⧉ para pasar esa información a la fila de abajo.
- 3Haz clic en Pedir para registrar cada lente.
El botón copia únicamente a la fila inmediatamente siguiente, así que en órdenes con varios lentes te toca repetirlo fila por fila.
Seguir el pedido#
Ingresa a Laboratorios → Consulta pedidos al laboratorio. Ahí ves en qué va cada lente que mandaste a hacer.
Puedes filtrar por:
- Fecha.
- Laboratorio.
- Estado general.
- Estado laboratorio.
- La casilla Solo ventas sin pedido.
Los estados que verás son:
- Pedido: quedó registrado y está en el laboratorio.
- Reproceso: volvió al laboratorio para corregirlo.
- Llegó a la óptica: el lente ya llegó.
Las opciones Observaciones y Editar factura siguen cumpliendo las mismas funciones de siempre, pero las encuentras en la columna Acciones.
La compra que se genera sola#
Al registrar el pedido, Softop crea una compra a nombre de ese laboratorio con la factura, la fecha y el costo que digitaste. La consultas en Finanzas → Movimientos contables → Consultar compras.
Esa compra se identifica con el número de orden de compra laboratorio, el que escribiste en #Factura. No es el mismo número de la Orden de laboratorio: ese identifica el pedido, no la compra.
Consejos#
- Si un lente no aparece en la orden, casi siempre es la clasificación del producto, no la orden. Revísala en Inventario → Configuración → Tipo de producto.
⚠️ Importante: si el producto no está clasificado como Lentes Oftálmicos o Lentes de Contacto, no se puede pedir por aquí, por más que la orden esté bien hecha.
- Ten a la mano la factura del laboratorio antes de registrar: si digitas un número provisional en #Factura, después toca corregirlo con Editar factura y revisar que la compra haya quedado bien.
- Marca el lente como recibido el mismo día en que llega: es lo que te permite saber de un vistazo qué está realmente pendiente en el laboratorio.
Preguntas frecuentes#
¿Es lo mismo la orden de laboratorio que el número que va en #Factura?
No. La Orden de laboratorio identifica el pedido que estás haciendo. En #Factura va el número de orden de compra laboratorio, que es con el que se identifica la factura de la compra que Softop genera.
¿Por qué no me aparece el lente que quiero pedir?
Porque el producto no está clasificado como Lentes Oftálmicos ni como Lentes de Contacto. Monturas, estuches, soluciones y servicios no se piden por aquí. Si sale el mensaje de que la orden no tiene lentes registrados, es por lo mismo.
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