Control de calidad: aprueba o rechaza los lentes de cada orden
📑 En este artículo
Cuando llegan los lentes del laboratorio y haces la revisión física, registras el control de calidad para dejar constancia de que cada lente está bien o de qué tiene mal.
La pantalla muestra solo los lentes, agrupados por orden, y llena casi todo por ti: Se solicita, Arriba y el Registro INVIMA llegan escritos; el proveedor, la factura y el optómetra llegan sugeridos; y la información adicional trae la fórmula del paciente para que la compares con lo que entregó el laboratorio. Lo único que siempre escribes tú es el lote.
Antes de empezar#
- Ten los lentes en la mano: el lote se lee de la caja que llegó, y el sistema no tiene cómo saberlo.
- Dos formas de entrar: desde Ventas → Control de calidad → Registrar, o desde Ventas → Órdenes de venta, en el botón de acciones de la orden → Control de calidad. Por la segunda, la pantalla llega filtrada por esa orden y con su tarjeta abierta; para ver el resto, haz clic en Ver toda la bandeja.
Paso 1. Ingresa a Control de calidad
Ve a Ventas → Control de calidad → Registrar. La pantalla abre en Pendientes y con los últimos 7 días, que normalmente es el trabajo del día.
Paso 2. Elige qué órdenes ver
- 1Estado del control (los tres primeros botones):
| Botón | Que muestra |
|---|---|
| Pendientes | Órdenes sin control. Viene así por defecto. |
| Verificadas | Órdenes con control registrado, para consultarlo o corregirlo. |
| Todas | Unas y otras. |
- 2Fecha de la orden: Hoy, 7 días (contando hoy), 30 días o Todo (sin límite de fecha). Buscan solos al hacer clic.
- 3Más filtros (al lado de Fecha de la orden), para búsquedas puntuales:
- Número de orden: al usarlo, los demás filtros dejan de aplicarse; la orden aparece aunque esté fuera de las fechas o ya tenga control.
- Paciente: nombre, apellido o documento.
- Fecha inicial y Fecha final: fechas exactas de la búsqueda.
- También puedes filtrar por Tipo de lente, Proveedor, Estado del pedido de lentes y Optómetra de la orden.
Debajo de los resultados verás el periodo consultado, por ejemplo «Del 16/09/2026 al 23/09/2026, por fecha del control».
💡 ¿No encuentras una orden que ya revisaste? Ya no está en Pendientes: búscala en Verificadas. Lo más rápido es abrir Más filtros, escribir el número en Número de orden y hacer clic en Todas.
Paso 3. Abre la orden
Cada orden es una tarjeta. Haz clic en su cabecera para ver una fila por lente, con las columnas Producto, Se solicita, Arriba, Lote, Registro INVIMA, ¿Conforme? y Observación.
Junto al producto, una etiqueta de color te indica de dónde salió el registro INVIMA, para que sepas cuánto confiar en él. Pasa el mouse encima para ver el detalle:
| Etiqueta | Origen |
|---|---|
| INVIMA de inventario (azul) | La ficha de la referencia en inventario. |
| INVIMA del último control del … (ámbar) | El inventario no lo tenía; se tomó del último control de ese mismo producto. La etiqueta muestra la fecha de ese control, así puedes saber cuándo se registró. |
| INVIMA de la ficha (azul) | El campo Registro Invima de la referencia. Es lo normal en lentes sin inventario. |
| Sin registro (gris) | No hay registro en ningún lado. Escríbelo a mano; no impide guardar. |
💡 El registro INVIMA solo aparece automáticamente si se diligenció al crear el producto en el inventario o en un control anterior. Si nunca se registró, saldrá Sin registro.
Paso 4. Escribe el lote y compara
- Se solicita es lo que se pidió y Arriba es lo que llegó. Traen el nombre del producto, con la cantidad delante si es más de uno (por ejemplo, «2 x AR VANITY BLUE»). Cambia Arriba solo si lo que llegó no es lo que se pidió.
- Lote: llega vacío. Léelo de la caja y escríbelo.
- Registro INVIMA: viene escrito, pero puedes corregirlo.
Si la orden trae varios lentes del mismo pedido, escribe el dato en uno y haz clic en ⧉ para copiarlo a los demás. El sistema te dice qué valor copiará y a cuántos lentes; confirma con Sí, copiar a todos o No.
⚠️ Importante:lo que escribas en Arriba, Lote y Registro INVIMA queda impreso en el control, así que compáralo con el producto físico. Al confirmar ⧉, se reemplaza lo que los otros lentes ya tenían, incluso lo que corregiste a mano.
Paso 5. Califica cada lente
La columna ¿Conforme? viene en Conforme. Haz clic en Rechazar solo en los lentes que estén mal: la fila se pinta de rojo y se habilita Observación, donde explicas qué tiene mal. Si la orden tiene varios lentes, usa Conforme todos o Rechazar todos.
⚠️ Importante:la observación es obligatoria en todo lente rechazado. Si la dejas vacía, el control no se guarda; es la causa más común de que el botón de guardar “no haga nada”. Lee el aviso, que te dice qué falta.
Paso 6. Completa los datos del control
Estos datos son de la orden completa, no de un lente:
- Fecha de verificación: trae la fecha de hoy.
- No. orden / factura del proveedor (obligatorio): llega sugerido desde el pedido de lentes.
- Proveedor y Optómetra que revisa (obligatorios).
- Novedad: Ninguna, Reproceso, Con defectos u Otros.
- Observaciones del control: comentarios generales de la orden.
- Información adicional: trae la fórmula del paciente. Edítala o agrega lo que mediste en el lensómetro.
Paso 7. Guarda el control
Haz clic en Guardar control. Se guarda una orden a la vez, así sabes exactamente qué quedó registrado. La tarjeta se cierra y se pone verde con el número de control; sigue con la siguiente.
Si la orden ya tenía un control, el sistema te pregunta:
- Reemplazarlo: para corregir el control existente.
- Registrar uno nuevo: para dejar los dos, por ejemplo cuando el trabajo volvió del reproceso.
⚠️ Importante: ⚠️ Importante: si querías corregir un error y eliges Registrar uno nuevo, la orden queda con dos controles en el reporte. Si el lente volvió del reproceso y eliges Reemplazarlo, pierdes el registro del primer control.
Paso 8. Consulta el reporte
En Ventas → Reportes → Control de calidad puedes filtrar por fechas y novedades (por ejemplo, reprocesos), exportar a Excel e imprimir cada control en carta o en ticket.
El resultado aparece arriba, en una franja verde o roja: RESULTADO: CONFORME o RESULTADO: NO CONFORME, con cuántos lentes se revisaron y cuántos se rechazaron. Si hubo rechazos, verás qué lente fue y la observación del optómetra.
Consejos#
- Si un producto llega “Sin registro” una y otra vez, completa el campo Registro Invima en Inventario → Referencias, en el paso Información. Ese campo ahora también existe para las referencias Sin Inventario, que es como se registran casi todos los lentes.
- Si el producto ya tuvo controles, se seguirá proponiendo el registro INVIMA del último control aunque corrijas la ficha, porque la ficha es el último lugar donde se busca. En ese caso, corrígelo en el control.
- Si ves «Se muestran las 300 órdenes más recientes», hay más órdenes de las que caben en pantalla. Acorta el periodo o usa Más filtros, para no dejar órdenes sin revisar.
Lo que esta pantalla no hace#
- No muestra órdenes sin lentes: solo entran lentes oftálmicos y de contacto, así que una orden de solo montura no aparece.
- No muestra la franja de resultado en controles antiguos: los controles registrados con la ventana anterior no guardaban ese dato. No es un error: en ese entonces no se registraba el visto bueno lente por lente.
¿Este artículo te fue útil?