Documentos listos para una visita de la DIAN o Secretaría de Salud

Cuando un inspector de la DIAN o del Ministerio / Secretaría de Salud llega a tu óptica (por ejemplo, durante una visita de habilitación de consultorio), suele pedir documentación sobre el software que usas: quién lo provee, si está certificado, quién custodia la historia clínica y si tu suscripción está vigente. A continuación te mostramos como obtener los documentos correspondientes:

Pasos#

1. 1Abre el icono de información ⓘ en la parte superior derecha y selecciona Documentos legales. Esta opción solo aparece en cuentas de Colombia, porque la DIAN y el Ministerio de Salud son entidades colombianas.

menu documentos legales

1. 2Ubica el grupo según quién te está visitando. La pantalla separa los documentos en dos grupos: uno para visitas de la DIAN (RUT, Cámara de comercio, Declaración de software propio, Términos y condiciones) y otro para visitas del Ministerio de Salud (Carta de habilitación y custodia, Certificado del ingeniero, Manual de usuario de historia clínica, Contrato de suscripción y Certificado de cliente activo). Si tu cuenta es de laboratorio, solo verás el grupo de la DIAN.
2. 3Haz clic en la tarjeta del documento que necesitas. Se abre en una pestaña nueva, desde donde puedes imprimirlo o descargarlo con los botones del visor de tu navegador.

1. 4Ten presente que algunos documentos se generan al momento con los datos de tu empresa. La Carta de habilitación y custodia, el Contrato de suscripción y el Certificado de cliente activo se arman en el instante con tu razón social, NIT, ciudad y fechas, y salen firmados en el papel membretado oficial de Softop.

Consejos#

• Revisa tus documentos con unos días de anticipación a una visita programada, no el mismo día: así tienes tiempo de resolver con soporte cualquier dato faltante.
• Si una tarjeta aparece en gris con "Disponible próximamente", significa que Softop aún no ha publicado ese documento; no es un error de tu cuenta.
• Guarda una copia descargada de los documentos que más te piden (Certificado de cliente activo y Carta de habilitación) para tenerlos a mano incluso sin conexión el día de la visita.

Preguntas frecuentes#

¿Por qué no veo la opción de Documentos legales en mi cuenta? Esta sección solo está disponible para cuentas de Colombia, ya que responde a requisitos de la DIAN y del Ministerio de Salud colombianos. Si tu cuenta es de otro país, esta opción no aplica.

¿Por qué unos documentos traen mi razón social y NIT y otros no? Los documentos generados (Carta de habilitación y custodia, Contrato de suscripción y Certificado de cliente activo) se arman en el momento con los datos de tu empresa. Los demás son documentos fijos de Softop, iguales para todas las ópticas.

Me pidieron el certificado de cliente activo y el sistema no lo genera, ¿qué hago? Revisa que tu suscripción esté vigente; si el sistema muestra un mensaje en lugar del documento es porque detectó algo pendiente en tu cuenta (por ejemplo, mora o suspensión). Comunícate con soporte para regularizarlo y luego vuelve a intentarlo.