Nómina electrónica: anular una nómina ya aceptada por la DIAN
📑 En este artículo
¿Enviaste una nómina al empleado equivocado, con un valor mal digitado o repetida, y la DIAN ya la aceptó? La DIAN no permite borrarla: para anularla hay que enviar una nómina de ajuste de eliminación, un trámite que antes se hacía por fuera de Softop.
Ahora lo haces desde la consulta de Nómina electrónica: haces clic en ANULAR, escribes el motivo y confirmas. Softop llena todo lo demás con los datos de la nómina original y la envía a la DIAN. Cuando la DIAN la acepta, la nómina queda marcada como anulada y su documento de ajuste aparece registrado en la consulta.
Antes de empezar#
- Numeración de la nómina de ajuste: tu óptica necesita tener configurada la numeración de la nómina de ajuste (por ejemplo, con el prefijo NA). Esa numeración no se configura desde el sistema, así que antes de tu primera anulación pregúntale a soporte si ya está configurada. Así no te encuentras con el aviso justo cuando necesitas corregir una nómina.
- Permisos y plan: si no ves la opción en tu menú, pide que revisen los permisos de tu usuario, porque el menú se arma según lo que cada usuario tiene habilitado. Si tu plan es de solo consulta, no podrás anular.
Paso 1. Busca la nómina
Ve a FINANZAS→ Nómina Electrónica → Nómina Individual y busca la nómina que vas a anular.
Revisa su estado. Solo las nóminas en estado Aceptado muestran el botón rojo ANULAR, junto a Reenviar correo:
- Enviado (fila en rojo): la DIAN aún no la ha aceptado y no hay nada que anular. Revisa su estado con ESTADO DIAN.
- ANULADA: ya fue anulada.
Paso 2. Confirma que es la nómina correcta
Haz clic en ANULAR. Se abre una ventana con la nómina, la fecha de emisión, el empleado y el CUNE. Revisa esos datos con calma para no anular la nómina de otra persona o de otro periodo.
⚠️ Importante:la anulación no se puede deshacer. Si anulas la nómina equivocada, tendrás que emitirla de nuevo. Y si la nómina era correcta y solo había que cambiar un dato, también tendrás que emitirla otra vez después de anularla.
Paso 3. Escribe el motivo
El motivo es obligatorio: queda en el documento que recibe la DIAN y te sirve como soporte si te hacen una revisión. Escribe una frase corta y clara, por ejemplo: «Nómina enviada al empleado equivocado». Si el motivo es demasiado corto, el sistema te pedirá completarlo.
Paso 4. Anula y revisa el resultado
Haz clic en Anular nómina y espera unos segundos mientras Softop envía la nómina de ajuste a la DIAN.
Si la DIAN la acepta:
- Verás un mensaje como «Nómina NI-2 anulada con la nómina de ajuste NA-1».
- La nómina original queda con la etiqueta ANULADA y ya no muestra el botón.
- Aparece una fila nueva, Nómina Individual de Ajuste, con la etiqueta Anula nómina #2 (el número de la nómina que anulaste).
- Si está activado el envío de correo de nómina, el empleado recibe el documento de anulación.
⚠️ Importante:si no está configurada la numeración de la nómina de ajuste, al confirmar aparecerá el aviso «No hay una numeración activa para la nómina de ajuste» y no se enviará nada a la DIAN. Escribe a soporte para que la configuren y vuelve a intentarlo.
Paso 5. Si la DIAN rechaza la anulación
Aparece la misma ventana de error que cuando envías una nómina, con el motivo del rechazo, y queda registrado en tus notificaciones. La nómina no se daña: sigue tal como estaba, no queda anulada y conserva el botón ANULAR. Corrige lo que indique el mensaje y vuelve a intentarlo.
Consejos#
- Escribe el motivo pensando en quien lo lea dentro de un año, como un auditor o tu contador. «Valor mal digitado en horas extra» dice mucho más que «error».
Lo que esta función no hace#
- No borra la nómina ante la DIAN: la anula con una nómina de ajuste; la original queda registrada como anulada.
- No afecta tu contabilidad: la nómina electrónica no genera movimientos contables en Softop, así que anularla no cambia nada en tu contabilidad.
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