El empleado no recibió su documento de nómina: cómo enviársela

Cada vez que registras la nómina electrónica, el trabajador quiere saber cuánto le pagaron y por qué. Antes tenías que descargar la impresión y enviarla por tu cuenta, y era normal que el personal se acercara a preguntar. Ahora Softop puede enviar automáticamente el correo con el PDF de la colilla apenas la DIAN acepta la nómina, y tienes un botón para reenviarlo cuando alguien te diga "no me llegó nada".

Antes de empezar#

• Correo del empleado correcto: entra a la ficha del empleado en nómina electrónica y confirma que su correo esté bien escrito y vigente. El sistema envía siempre a esa dirección; no puedes escribir otro destinatario al momento del envío.

• Facturación electrónica habilitada: la opción de configuración solo aparece en cuentas con facturación electrónica (ver Consideraciones por país).

Paso 1. Activa el envío automático#

1. 1Entra a Personalizar y elige Facturación en el menú de la izquierda.
2. 2Busca la opción "Enviar correo al empleado al registrar la nómina electrónica".
3. 3Selecciona SI para que el envío sea automático o NO para dejarlo manual.
4. 4Confirma el mensaje "¿Estás seguro de que deseas cambiar la configuración?". El cambio aplica de inmediato, sin cerrar sesión.

Activar envio de correos

Paso 2. Registra la nómina como siempre#

No hay pasos nuevos en la generación. El correo con el PDF de la colilla se envía únicamente cuando la DIAN valida y acepta el documento. Si la nómina queda rechazada o todavía en estado Enviado, no sale ningún correo.

👉 Para registrar la nómina, consulta Cómo registrar la nómina electrónica.

Paso 3. Reenvía el correo cuando el empleado lo pida#

1. 1Entra a Finanzas → Nómina Electrónica → Nómina individual.
2. 2Ubica la nómina con el buscador (por empleado, documento o número).
3. 3En la columna que está a la derecha de Acciones, haz clic en REENVIAR CORREO.
4. 4En la ventana que se abre, verifica el prefijo y número de la nómina, el nombre del empleado y el correo de destino.

Paso 4. Confirma y revisa el resultado#

1. 1Antes de enviar, confirma que el correo de destino sea el correcto.
2. 2Haz clic en Enviar y espera el mensaje:

• Notificación verde: el correo salió.
• Notificación roja: te indica el motivo del problema para que lo corrijas y vuelvas a intentarlo.

Puedes reenviar la misma nómina las veces que necesites, por ejemplo si el empleado borró el correo. Cada reenvío genera un correo nuevo con la misma colilla del período.

Consejos#

-Revisa los correos de todos los empleados antes de correr la nómina del período. Te toma cinco minutos y es mucho más rápido que reenviar uno por uno después. -Si prefieres controlar cuándo se entera cada trabajador (por ejemplo, esperar a que el pago quede consignado), deja la opción en NO y usa el reenvío manual como envío principal. -Si el reenvío responde en rojo, revisa primero el estado de la nómina en Nómina individual. Si todavía figura como Enviado y no como aceptada, el documento aún no está disponible para enviarse.

Lo que esta función no hace#

-No modifica la nómina ni su estado ante la DIAN: ni el envío automático ni el reenvío cambian los valores ni generan un documento adicional. Solo se encargan de notificar al empleado.