Cómo validar y configurar tu resolución DIAN en Softop

Cuando la resolución de facturación electrónica de tu óptica está por vencerse o se te están acabando los consecutivos, necesitas configurar la nueva resolución que solicitaste ante la DIAN. Con el Validador de Resoluciones DIAN ya no tienes que copiar prefijos, rangos ni fechas a mano: el sistema consulta directamente a la DIAN cuáles resoluciones tienes habilitadas, te muestra cuáles sirven y cuáles no, y llena los datos por ti. Además, siempre tendrás a la vista una tarjeta con el estado de tu resolución activa y cuántas facturas te quedan antes de agotar el rango.

Es un asistente de tres pasos: Consultar → Seleccionar → Validar y guardar.

Antes de empezar#

• Token de facturación electrónica configurado: si al entrar ves una alerta amarilla y el botón Consultar resoluciones aparece deshabilitado, tu óptica no tiene configurado el token. Comunícate con soporte de Softop para que lo configuren antes de continuar.
• Resolución asociada al software Softop en la DIAN: la resolución debe estar asociada a Softop en el portal de la DIAN para que aparezca en la consulta (ver Paso 3).

Paso 1. Ingresa al validador

Ingresa a Softop con tu usuario, haz clic en el engranaje de configuración, entra a Facturación y abre Validador de Resoluciones DIAN.

Paso 2. Revisa tu resolución actual

En la parte superior verás la tarjeta "Resolución configurada actualmente", con:

• Prefijo y número de resolución.
• Vigencia, con etiqueta Vigente o Vencida.
• Rango de numeración autorizado.
• Última factura generada, indicando si es Individual o Empresarial.
• Consecutivos disponibles.
• Estado general: Activa, Vencida o Agotada.

Paso 3. Consulta tus resoluciones en la DIAN

1. 1En el paso Consultar, haz clic en Consultar resoluciones. El sistema le preguntará a la DIAN cuáles resoluciones tiene habilitadas tu óptica.
2. 2Espera a que termine la consulta y revisa el resultado:

• IDSoftware.
• Días restantes del certificado, en verde, amarillo o rojo según qué tan cerca esté de vencerse.
• Un resumen del tipo "Se encontraron N resolución(es), X sin configurar".

1. 3Haz clic en Siguiente.

Paso 4. Selecciona la resolución

1. 1Revisa la tabla de resoluciones. Por defecto solo muestra las vigentes y sin configurar, es decir, las nuevas que puedes activar.
2. 2Si no ves la resolución que buscas, usa los filtros:

• Prefijo (por ejemplo FE o SETP).
• Resolución] (por número).
• Configuración: Sin configurar (nuevas), Todas o Sólo configuradas.
• Estado: Sólo vigentes, Todas, Sólo vencidas o Sólo agotadas.

Para volver a la vista inicial, haz clic en Limpiar filtros.

1. 3Haz clic sobre la fila de la resolución (o en su botón **Seleccionar). La fila queda resaltada y se habilita Siguiente.**
2. 4Haz clic en Siguiente (o doble clic sobre la fila) para pasar a Validar y guardar.

Paso 5. Valida y guarda

1. 1Revisa los datos que el sistema prellenó: prefijo, número de resolución, fechas de vigencia y rango de numeración. La pantalla te lo recuerda con el mensaje "Verifícalos y presiona Guardar resolución". Confirma que todo coincida con la resolución que te autorizó la DIAN.
2. 2Revisa el campo Tipo de documento. Está bloqueado a propósito porque el sistema lo detecta según la resolución elegida:

• Con clave técnica: la registra como Factura Electrónica de Venta.
• Sin clave técnica: la registra como Documento Soporte y oculta el campo de clave técnica, porque ese documento no la utiliza.

Así, este mismo asistente sirve para configurar la numeración de tus facturas de venta y la del documento soporte. Si el tipo no es el que esperabas, vuelve con *Anterior+ y revisa que hayas seleccionado la fila correcta.

1. 3Haz clic en el botón verde Guardar resolución (ícono de check).**

⚠️ Si falta el prefijo, el número de resolución o el rango de numeración, verás la ventana "Datos incompletos" con el mensaje "Verifica el prefijo, número de resolución y el rango de numeración." y no se guardará nada. Completa los datos y vuelve a intentarlo.

Paso 6. Confirma que quedó activa

1. 1Cuando aparezca la ventana "Resolución guardada", lee el texto completo antes de cerrarla:

• "Quedó registrada como resolución activa de la óptica": todo salió bien.
• "(Nota: no se pudo guardar la copia local; revisa con soporte.)": la resolución quedó registrada ante la DIAN, pero no quedó activa en tu óptica.

1. 2Al cerrar la ventana, el asistente se reinicia y vuelve al paso Consultar, por si necesitas configurar otra resolución.
2. 3Revisa la tarjeta superior: debe mostrar la nueva resolución con estado Activa, su vigencia y los consecutivos disponibles.

Consideraciones por país#

• Colombia: el validador consulta las resoluciones de facturación electrónica habilitadas ante la DIAN, por lo que esta pantalla está pensada para las ópticas colombianas.
• Costa Rica: la autorización de documentos electrónicos se tramita ante Hacienda, no ante la DIAN, así que esta consulta no aplica.

Consejos#

• Revisa la tarjeta de resolución actual al menos una vez al mes. Los consecutivos disponibles te avisan con anticipación cuántas facturas te quedan, y así puedes tramitar la nueva resolución ante la DIAN sin quedarte sin facturar.
• Presta atención a los días restantes del certificado. Si el indicador aparece en amarillo o rojo, avisa al administrador de la óptica: un certificado vencido impide emitir facturas electrónicas aunque la resolución esté vigente.

Lo que este validador no hace#

• No borra la resolución anterior: las facturas ya emitidas conservan su resolución y su numeración. La nueva queda activa para los documentos que emitas de ahí en adelante. Se mantiene una sola resolución activa por tipo de documento: al guardar una nueva de factura de venta, la anterior de factura de venta deja de estar activa automáticamente, y lo mismo ocurre con el documento soporte.
• No elige el tipo de documento a mano: lo define la resolución seleccionada.