Mantener el inventario cuadrado: conteos, ajustes y reportes

Tener el inventario bajo control no es una sola acción, sino una rutina: registrar bien lo que entra, contar cada cierto tiempo lo que hay, y revisar los reportes que te dicen qué se mueve y qué está quieto. El módulo de Inventario de Softop tiene una herramienta para cada uno de esos momentos. Esta guía te muestra cuál usar en cada caso.

Pasos#

1. 1Registra correctamente cada referencia. Entra a Inventario → Registro de referencias. Un inventario confiable empieza aquí: si una referencia queda sin precio de costo o sin proveedor, todos los reportes de margen saldrán mal.
2. 2Carga varias referencias de una vez. Si estás empezando o llegó un pedido grande, usa Cargue masivo en vez de registrar una por una.
3. 3Registra las entradas de mercancía. Cuando llegue un pedido del proveedor, entra a Ingreso y regístralo. Es lo que hace que las existencias suban.
4. 4Registra las salidas que no son ventas. Roturas, muestras o traslados se registran en Salida. Si no lo haces, el sistema seguirá contando unidades que ya no tienes.

1. 5Consulta las existencias. En Reportes → Existencias ves cuántas unidades tienes de cada referencia en este momento. Es tu foto del inventario.
2. 6Haz conteos periódicos. Usa Reportes → Conteo para levantar el conteo físico, y Comparar inventario para enfrentar lo que dice el sistema contra lo que realmente hay en la vitrina.
3. 7Ajusta las diferencias. Cuando el conteo no cuadre, corrige con Actualizar cantidad. Deja siempre registrada la razón del ajuste.
4. 8Revisa qué se mueve. En Reportes → Rotación inventario identificas las referencias que salen rápido y las que llevan meses quietas. Para los servicios, usa Rotación servicios.
5. 9Revisa cuánto dinero tienes detenido. Reportes → Costo inventario te dice el valor de lo que tienes en existencia, que es dinero inmovilizado.
6. 10Etiqueta y marca tus productos. Con Etiquetado de Productos y Codigo de barras agilizas la venta y reduces errores al facturar.
7. 11Si tienes varias sedes, revisa Reportes → Reporte de traslados para seguir el movimiento de mercancía entre ópticas.

Consejos#

• Define una frecuencia fija de conteo y respétala. Un conteo mensual por categorías es más sostenible que un inventario general una vez al año.
• La causa más común de descuadres no es el robo, sino las salidas no registradas: la montura que se rompió, la que se prestó, la muestra que se entregó. Regístralas.
• Cruza rotación con existencias antes de cada pedido: alta rotación con poco stock es lo primero que debes reponer; baja rotación con mucho stock es candidato a promoción.

Preguntas frecuentes#

El sistema dice que tengo unidades que no encuentro en la vitrina.

Casi siempre son salidas sin registrar. Haz un Conteo, usa Comparar inventario para ver la diferencia exacta y ajusta con Actualizar cantidad.

¿Cada cuánto debo contar el inventario?

Depende de tu volumen, pero conviene un conteo parcial mensual rotando categorías, y uno general al cierre del año.

¿Los servicios afectan mi inventario?

No. Los servicios se registran "Sin Inventario" y no descuentan unidades. Por eso tienen su propio reporte de rotación.