Consulta y edición del inventario

En esta pantalla ves todos los productos y servicios de tu óptica. Desde aquí puedes buscarlos, editarlos, revisar su rotación (lo que ha entrado y salido), anularlos y usar otras herramientas.

Antes de empezar#

• Permisos: algunos botones solo aparecen si tu usuario tiene el permiso correspondiente, por ejemplo Editar, Anular, Anulación masiva o Agregar. Si no ves alguno, pídeselo al administrador de tu óptica.

Paso 1. Ingresa y conoce la pantalla

Ve a Inventario → Consultar.

En la parte superior están el buscador (Paso 2), el botón Anulación masiva (Paso 6) y el botón Agregar, para crear un producto o servicio nuevo.

Cada fila de la tabla es una referencia, con estas columnas:

La lista muestra 10 productos por página; usa las flechas o el número de página para moverte.

Paso 2. Busca un producto

Escribe en Buscar y la tabla se filtra sola mientras escribes, sin presionar Enter. Puedes buscar por Id, Referencia, Código de barras, Marca (nombre) o Tipo de producto.

El buscador tolera errores pequeños de escritura y palabras incompletas, y muestra primero los resultados más parecidos.

Paso 3. Edita un producto

Haz clic en el lápiz de la fila. La ficha se abre en dos pasos:

1. 1Datos de referencia: cambia la referencia, la marca (nombre), el precio de lista con IVA, el tipo de producto, la categoría, las etiquetas, el % de IVA y las observaciones. Los campos con asterisco rojo (*) son obligatorios. Haz clic en Siguiente.

1. 2Información: datos del inventario, como registro INVIMA, proveedor, precio de costo, código de barras, cantidad, presentación, bodega, color, número y fecha de factura, forma, material de la montura, fecha de vencimiento, lote, fórmula o color, material del lente, tiempo de uso y diseño.

1. 3Haz clic en Guardar. Con Anterior vuelves al paso 1 sin perder lo escrito.

Paso 4. Revisa las rotaciones

Rotaciones te explica por qué un producto tiene la cantidad que tiene. Reúne todo su historial: notas de entrada y salida, traslados, órdenes de pedido, garantías, devoluciones y ajustes manuales. Haz clic en las flechas en círculo de la fila.

En la ventana verás:

• Arriba: el nombre y el código del producto, y la fórmula ENTRADAS − SALIDAS = cantidad que debería haber.
• Tres tarjetas: 🟩 Total entradas, 🟥 Total salidas y 🟪 Cantidad actual, con la diferencia contra el cálculo.
• Tabla de movimientos: cada movimiento con su etiqueta (ENTRADA verde o SALIDA roja), el origen (orden de pedido, traslado, actualización…), el número de documento, la fecha y la cantidad (+ suma, − resta). Puedes buscar, cambiar cuántos movimientos ver con Mostrar y ordenar por cualquier columna.

¿El inventario cuadra?#

Escribe aquí

Ejemplo: entraron 4 y salió 1, así que deberían quedar 3; pero el inventario marca 1. Por eso aparece Diferencia: −2 y el aviso amarillo “Se detectó diferencia en el inventario”.

Si la cantidad no es la que esperas, revisa la tabla: casi siempre falta registrar un movimiento, se registró dos veces o se hizo un ajuste de cantidad a mano. Si todo se ve bien y la diferencia sigue, contacta a soporte con el código del producto.

Paso 5. Usa el menú Otras acciones

Haz clic en Otras acciones en la fila del producto.

Anular: quita la referencia de la consulta. Úsalo con productos creados por error o que ya no manejas.

1. 1Selecciona Otras acciones → Anular.
2. 2En la confirmación, No borrar cierra la ventana sin hacer nada y Borrar anula la referencia.

Reparar: corrige una ficha a la que le faltan datos básicos y que por eso da problemas (por ejemplo, no deja venderla o sale mal en los reportes). El sistema completa lo que falte: tipo, tipo de producto, categoría, proveedor y bodega, y si no tiene código de barras le genera uno. Se ejecuta al hacer clic, sin confirmación, y verás “Se reparó con éxito la referencia”. Si sale un error, comunícate con soporte técnico.

Parámetros adicionales: guarda datos técnicos del producto. Abre la sección que necesites, llena los datos y haz clic en Guardar:

• Parámetros lentes: diámetros, cantidad de diámetros y rangos de esfera, cilindro y adición (desde / hasta) que se fabrican.
• Parámetros monturas: tipo de montura o marco, medida horizontal, vertical, puente, distancia efectiva y distancia mecánica.

Referencia laboratorios: relaciona el producto con un laboratorio y con su clase y tipo de material, para los pedidos de lentes.

1. 1Elige el Laboratorio.
2. 2Completa la clase y el tipo de material.

3.Haz clic en Guardar.

Cuando un producto ya tiene esta relación, en la columna Id aparece un icono de gafas ; al pasar el mouse encima verás el tipo y la clase de material.

Paso 6. Anula o reactiva varias referencias a la vez

Haz clic en Anulación masiva, en la parte superior de la consulta.

1. 1Elige Anular referencias activas o Activar referencias anuladas.
2. 2Busca las referencias por nombre, referencia o código, o filtra por tipo de producto, categoría o etiquetas. Limpiar borra los filtros.
3. 3Marca las referencias, o usa Seleccionar todos / Deseleccionar todos. El contador muestra cuántas llevas.
4. 4Haz clic en Continuar a confirmación, revisa la lista y confirma.

El botón Ayuda rápida, arriba a la derecha, te recuerda estos pasos.

Consejos#

• Para compras y salidas normales, usa las notas de entrada y de salida en lugar de cambiar la cantidad en la ficha. Así queda claro de dónde vino cada unidad.
• Si anulaste una referencia por error, un usuario con permiso de Anulación masiva puede reactivarla con Activar referencias anuladas (Paso 6).

Lo que esta pantalla no hace#

• Anular no borra la referencia ni su historial: aunque la ventana diga que la acción no se puede deshacer, la referencia solo queda anulada. Deja de aparecer en la consulta, pero sus movimientos se conservan y se puede reactivar.
• Los servicios no manejan cantidades: los productos Sin inventario no muestran etiqueta de cantidad ni código de barras.