Mensajes a WhatsApp - Enviar mensajes desde el módulo CRM

Una vez configuradas las plantillas, usa Mensajes a WhatsApp para seleccionar el grupo de pacientes que quieres contactar, revisar el mensaje y abrir cada conversación directamente en WhatsApp. Softop organiza automáticamente a los pacientes en grupos para que identifiques a quién contactar y por qué, sin construir manualmente los filtros que usabas antes.

Antes de empezar#

Paso 1. Ingresa al módulo

Ve a CRM → Mensajes a WhatsApp.

Paso 2. Elige a quién le vas a escribir

En la sección Acciones de hoy, cada tarjeta representa un grupo de pacientes y muestra cuántas personas cumplen actualmente sus condiciones:

Escribe aquí

Selecciona Crear campaña en la tarjeta del grupo que quieres usar. Si un grupo no tiene pacientes, la tarjeta aparece en gris con el mensaje "No hay pacientes en este grupo por ahora".

Otras opciones de esta pantalla:

• Escribirle a un paciente puntual: si no necesitas una campaña completa, usa el buscador de la parte derecha. Busca por nombre, número de identificación, celular o tercero relacionado con su venta, y selecciona Continuar.
• Seleccionar una sede: si tu instalación tiene varias ópticas, selecciona una sede para limitar los pacientes y los conteos a esa ubicación. Los pacientes sin sede asignada pueden aparecer en cualquier sede.

Paso 3. Revisa el mensaje

Al crear una campaña se abre un asistente. En el paso 1. ¿Qué mensaje?:

1. 1Plantilla: la plantilla del grupo aparece seleccionada automáticamente. Si quieres, puedes cambiarla por cualquier otra disponible.
2. 2Personalizar el mensaje: puedes modificar el contenido desde esta pantalla. Los cambios aplican solo a esta campaña y no modifican la plantilla guardada. Para que queden guardados para futuros envíos, modifica la plantilla en Configuración → CRM → Plantillas WhatsApp.
3. 3Variables: debajo del mensaje verás las variables de la plantilla.

• Las que indican "Se completa con los datos de cada paciente" las completa Softop automáticamente.
• Las demás las completas una sola vez y su valor se usa para toda la campaña, por ejemplo el nombre de la óptica o el porcentaje de descuento.

1. 4Vista previa: a la derecha verás cómo recibirá el paciente el mensaje con sus datos.

5 Selecciona Siguiente.

Paso 4. Revisa la lista y envía los mensajes

En el paso 2. Revisar y enviar verás la lista de pacientes de la campaña. En la parte superior encontrarás el total de pacientes, el grupo seleccionado, la cantidad de mensajes enviados y una barra de progreso.

Opciones según el grupo:

• Recordatorio de cita: elige Hoy y mañana, Solo hoy o Solo mañana para definir qué citas incluir.
• Promoción de la semana: segmenta por Categoría, Marca/Producto, Motivo de visita o Diagnóstico, y selecciona Cargar pacientes para actualizar la lista.

Buscar en esta campaña: encuentra un paciente por nombre, documento o celular. La búsqueda se hace sobre todos los pacientes de la campaña, no solo sobre los visibles en pantalla.

En cada fila encontrarás:

• Enviar a WhatsApp: abre la conversación del paciente con el mensaje preparado. Revisa el mensaje y selecciona Enviar directamente en WhatsApp.
• Dato del grupo (indicador gris): muestra el motivo por el que el paciente está en el grupo, por ejemplo la hora de la cita, la edad, el saldo pendiente o la fecha estimada de entrega.
• Ficha: consulta información adicional del paciente.
• Ya se le escribió: aparece cuando recientemente se generó un mensaje para el paciente por el mismo motivo, con la fecha y hora del último contacto (por ejemplo, "Ya se le escribió 23/09 09:46"). Es solo una advertencia y no bloquea el envío; revísala antes de volver a contactarlo.
• Sin celular: el paciente no tiene un número registrado. No podrás abrir WhatsApp para él hasta que completes su información de contacto en la ficha.

Si no quieres contactar a un paciente, simplemente no selecciones Enviar a WhatsApp.

Paso 5. Finaliza la campaña y consulta el historial

1. 1Cuando termines, selecciona Terminar. Softop mostrará un resumen de la campaña y el botón Nueva campaña para volver a la pantalla principal.
2. 2Para consultar los mensajes generados, selecciona Ver historial de envíos, al final de la página principal.

El historial muestra el paciente contactado, la fecha y hora, la plantilla usada, el usuario que generó el mensaje, la sede y el período consultado. Puedes filtrar por Desde, Hasta y Documento del paciente, con un período máximo de un año. También verás un resumen del período: mensajes enviados, pacientes contactados, promedio diario y día con mayor actividad.

Si utilizabas la versión anterior

Ya no necesitas configurar filtros de fecha ni seleccionar "Generar reporte" para construir las listas. Ahora cada necesidad tiene su propia tarjeta:

Ten en cuenta que:

• Ningún grupo consulta información de más de un año hacia atrás.
• Las citas y órdenes anuladas no se incluyen.
• La información de cada grupo depende de los datos registrados en Softop.

Consejos#

• Revisa la lista de pacientes antes de empezar a contactar.
• Usa la vista previa para verificar que el mensaje tenga sentido con los datos personalizados.
• Aprovecha los filtros de Promoción de la semana para hacer campañas más específicas.
• Mantén actualizados los números de contacto para evitar registros "Sin celular".

Lo que este módulo no hace#

• No envía mensajes automáticos ni masivos: Softop prepara el mensaje y abre cada conversación de forma individual; el envío lo haces tú desde WhatsApp.
• No confirma entrega ni lectura: el historial registra que el mensaje se generó y se abrió para enviarlo, pero no si fue entregado, leído o respondido.