Reporte de uso de token y autorizaciones
📑 En este artículo
Cuando un vendedor necesita saltarse un límite del sistema (dar más descuento del permitido, vender bajo el precio mínimo, aceptar un abono menor o reimprimir un pedido de laboratorio, entre otros), un administrador se lo autoriza con un token. Con el Reporte de uso de token puedes revisar el historial completo: quién pidió cada excepción y quién la concedió.
Este reporte es para uso de los administradores de la óptica.
Antes de empezar#
-Rango de fechas obligatorio: el reporte siempre requiere un rango de fechas. Por defecto trae los últimos 30 días. -El motivo de las autorizaciones se guarda desde esta actualización: para fechas anteriores, el reporte solo muestra los descuentos que superaron el tope permitido. Los demás motivos no quedaron guardados y no se pueden recuperar.
Paso 1. Ingresa al reporte#
Desde el encabezado, ve a Información → Reporte de uso de token.
Paso 2. Define las fechas y los filtros#
- 1Selecciona el rango de fechas.
- 2Si lo necesitas, acota con los filtros adicionales:
- Motivo de autorización.
- Forma de autorización: token o usuario y clave.
- Administrador que autorizó.
- Vendedor que pidió la excepción.
- Categoría de producto.
- Sede, si tu óptica es multisede.
Paso 3. Revisa los recuadros de resumen#
Muestran cuántos tokens se generaron, cuántos se usaron, cuántos vencieron sin usarse y cuánto dinero suman los descuentos excepcionales del rango.
💡 Que aparezcan tokens "vencidos sin usar" es normal. Casi siempre significa que el administrador terminó autorizando con su usuario y clave en vez de dictar el código.
Paso 4. Revisa las autorizaciones concedidas#
En este bloque verás una fila por cada excepción concedida, con quién la pidió, quién la aprobó y el motivo. La columna de venta trae una etiqueta que indica qué tan segura es la relación con esa venta:
- Exacta. -Deducida o probable: el sistema la relaciona por cercanía en el tiempo. "Probable" significa que el vendedor registró varias ventas en los minutos siguientes a la autorización, y el sistema muestra la más cercana, aunque podría ser otra. -Sin venta asociada.
⚠️ Importante: las etiquetas "deducida" y "probable" son un indicio, no una prueba, porque la autorización se concede antes de que la venta exista. Si vas a tomar una decisión disciplinaria con un vendedor, contrasta siempre con la venta real antes de actuar.
Paso 5. Revisa los productos con descuento excepcional#
Este bloque muestra qué se vendió con descuento por encima del tope, a precio cero o con recargo, y cuánto dinero se dejó de cobrar en cada línea.
💡 Si el precio de lista aparece marcado como "estimado", no se pudo reconstruir el precio del momento de la venta y se está usando el precio de hoy, que pudo haber cambiado.
Paso 6. Consulta varias sedes (si tu óptica es multisede)#
En el filtro de sede, selecciona Todas para consolidar la información de todas las sedes del grupo empresarial. Las tablas mostrarán una columna adicional de sede.
⚠️ Si alguna sede todavía no tiene la actualización, verás un aviso amarillo con su nombre. De esa sede solo se muestran los tokens emitidos y los descuentos sobre el tope, no el motivo de las autorizaciones.
Consejos#
- Si un administrador genera muchos tokens que casi nunca se usan,-- filtra las autorizaciones por forma "Usuario y clave" con ese mismo administrador. Es casi seguro que está autorizando así en vez de dictar el código. -Antes de reclamarle a un vendedor por un descuento, revisa si el precio de lista dice "estimado".** Si es así, la diferencia puede deberse a un cambio de precio y no a un error en la venta.
Lo que este reporte no hace#
-No prueba con certeza qué venta corresponde a cada autorización: las etiquetas "deducida" y "probable" son un indicio. Revisa la venta antes de actuar. -No recupera motivos anteriores a esta actualización: antes solo se guardaban los descuentos que superaban el tope. -No siempre muestra el precio de lista original: cuando dice "estimado", usa el precio actual.
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