Registrar un proveedor para asociarlo a compras y referencias

Registrar tus proveedores en Softop te permite asociarlos a las referencias que les compras, a los gastos y compras que les pagas, y a los reportes de costo. Sin proveedor registrado no puedes relacionar una compra con quién te la vendió, y pierdes esa trazabilidad.

Pasos#

1. 1Ingresa con el usuario administrador.
2. 2Haz clic en el ícono de engranaje ⚙️ de la barra superior y entra a Proveedor.
3. 3Verás el listado de proveedores ya registrados con sus columnas: ID, NIT, Nombre, Dirección, Teléfono, Contacto y E-mail.
4. 4Pulsa el botón Agregar, arriba a la derecha.
5. 5Diligencia los datos de identificación. Son obligatorios el Nit, la Razón social, la Dirección y el Correo. El Dígito de verificación es opcional pero conviene registrarlo.
6. 6Si el proveedor es una persona natural, completa también Nombres y Apellidos.
7. 7Registra la ubicación en Pais y Provincia / Cantón / Distrito.
8. 8Completa los datos de contacto: Teléfono, Celular, Fax y el nombre de la persona con la que hablas en Contacto. Este último campo te ahorra tiempo cuando necesites reclamar un pedido.
9. 9Define la clasificación tributaria, que también es obligatoria: Tipo de regimen, Tipo proveedor y Tipo persona.
10. 10Pulsa Guardar. El proveedor aparecerá en el listado y ya podrás seleccionarlo al registrar referencias, compras y gastos.

Consideraciones por país#

Softop funciona en varios países y los campos de ubicación cambian según el tuyo. Verás la división que corresponde a tu óptica:

• Colombia: Departamento y Municipio.
• Costa Rica: Provincia, Cantón y Distrito.
• México: Estado y Ciudad.
• Chile: Comuna. · Panamá: Distrito. · República Dominicana: Municipio.

Si los campos que ves no coinciden con tu país, avisa al soporte de Softop: significa que la óptica está configurada con otro país.

Consejos#

• Si vas a cargar muchos proveedores de una vez, usa el botón Importar en lugar de crearlos uno por uno.
• El botón Exportar te da la lista completa, útil para revisarla o compartirla con tu contador.
• Registra siempre el campo Contacto con el nombre real de la persona: cuando necesites reclamar un pedido no tendrás que buscar en tus mensajes quién era.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo editar un proveedor ya registrado?

Sí. Búscalo en el listado y usa los botones de la columna Acciones para abrir sus datos y actualizarlos.

¿Por qué me pide tipo de régimen y tipo de persona?

Porque son datos tributarios que el sistema necesita para clasificar correctamente tus compras y documentos soporte.

¿El proveedor sirve para los reportes de costo?

Sí. Al asociar el proveedor a tus referencias, reportes como Costo vs ventas te permiten filtrar por proveedor y revisar el margen de lo que compras a cada uno.